Datenschutzerklärung

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung umfasst alle personenbezogenen Daten, welche von Troop als Verantwortlicher bearbeitet werden. Dazu zählen jene personenbezogenen Daten, bei denen Troop die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmt und somit unter dem Schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) oder allenfalls anwendbaren anderen Datenschutzgesetzen verantwortlich ist.

Für die bei der Nutzung unserer Produkte durch Kunden (sowie deren Mitarbeitende) eingegebenen Daten nimmt Troop die Rolle des Auftragsverarbeiters ein. Der Umgang mit diesen personenbezogenen Daten ist in unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) geregelt, welche Bestandteil unserer AGB ist.

Welche Personendaten wir sammeln, warum, und an wen wir sie weitergeben

App-Nutzung

Wenn Sie unsere App nutzen, erheben wir automatisch bestimmte technische Informationen, z.B. welches Betriebssystem und welche App-Version Sie verwenden. Wir speichern diese Informationen zusammen mit den von Ihnen genutzten Funktionen, dem Zeitpunkt der Nutzung und den durchgeführten Aktionen zu statistischen Zwecken sowie zur Verbesserung unserer Dienste. Diese Nutzungsdaten sind mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft, sofern Sie bei unseren Diensten angemeldet sind. IP-Adressen werden anonymisiert. Nach Ihrer Abmeldung bzw. Löschung Ihres Kontos sind Nutzungsdaten nicht mehr einer Person zuordenbar.

Zeiterfassungs- und Spesendaten

Zur Bereitstellung unserer Kernfunktionen speichern wir Ihre Zeiterfassungsdaten, einschliesslich Start- und Endzeiten, Pausen, Beschreibungen, Projekte und zugehörige Metadaten, sowie Spesenabrechnungen. Diese Daten werden verschlüsselt gespeichert und dienen ausschliesslich der Bereitstellung unserer Dienstleistungen. Troop handelt bei der Verarbeitung dieser Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Arbeitgebers (Kunden).

Abwesenheitsdaten

Wir speichern Abwesenheitsanträge, Genehmigungen und zugehörige Informationen, um Ihnen die Verwaltung von Urlauben, Krankmeldungen und anderen Abwesenheiten zu ermöglichen. Auch diese Daten werden im Auftrag des Arbeitgebers verarbeitet.

Zuordnung zu Standorten

Benutzer werden einem Standort zugeordnet, um standortbezogene Feiertagsregelungen korrekt anwenden zu können. Diese Zuordnung erfolgt durch den Arbeitgeber (Administrator). Es werden keine GPS- oder Geolokalisierungsdaten erfasst.

Fehlerberichte

Treten bei der Nutzung unserer App Fehler auf, werden Details zu diesen Fehlern an unseren Fehlerberichtsdienst gesendet, damit wir diese analysieren können. Fehlerberichte enthalten keine persönlichen Daten; IP-Adressen werden anonymisiert.

Erfolgs- und Reichweitenmessung

Wir nutzen die Möglichkeit, gezielt Werbung für unser Angebot bei Dritten wie Social-Media-Plattformen und Suchmaschinen anzeigen zu lassen. Dafür können entsprechende – allenfalls auch personenbezogene – Angaben an Dritte übermittelt werden. Um festzustellen, ob unsere Werbung erfolgreich ist, setzen wir Dienste von Dritten zur Erfolgs- und Reichweitenmessung ein.

Bei der Verwendung solcher Dienste können Cookies zum Einsatz kommen und Nutzerprofile erstellt werden. Nutzerprofile umfassen beispielsweise besuchte Seiten, Angaben zur Grösse von Bildschirm oder Browser-Fenster sowie den ungefähren Standort. Nutzerprofile werden ausschliesslich pseudonymisiert erstellt und nicht zur Identifizierung einzelner Personen genutzt.

Cookies

Wir verwenden dauerhafte eigene Cookies, um bestimmte Einstellungen zu speichern, Ihnen die Nutzung unserer Anwendungen zu erleichtern und interne Analysen zu unterstützen. Ein Cookie ist eine Textdatei, die von Ihrem Browser gespeichert wird. Sie können die Einstellungen für die Speicherung von Cookies in Ihrem Browser anpassen.

Kommunikationskanäle

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, speichern wir diese Korrespondenz einschliesslich der E-Mail-Adresse, sodass wir eine Korrespondenzhistorie führen können. Wir speichern auch Informationen, die Sie freiwillig angeben, z.B. bei Kundenumfragen.

Drittanbieter

Wir setzen folgende Drittanbieter ein:

• Stripe Inc. (USA) – Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung. Stripe verarbeitet Zahlungs- und Rechnungsdaten im eigenen Namen. Kreditkarten- oder Adressdaten werden nicht durch Troop gespeichert. Datenschutzerklärung: stripe.com/ch/privacy
• Brevo SAS (Frankreich) – Transaktionaler E-Mail-Versand (z.B. Einladungen, Passwort-Reset, Benachrichtigungen). Dabei werden E-Mail-Adressen übermittelt. Datenschutzerklärung: brevo.com/legal/privacypolicy

Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich oder gesetzlich vorgesehen ist:

• Zeiterfassungs- und Spesendaten: Für die Dauer des aktiven Abonnements, mindestens jedoch 10 Jahre ab Erfassungsdatum. Nach Kündigung des Abonnements werden alle Daten 90 Tage zum Export bereitgestellt, danach unwiderruflich gelöscht.
• Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse): Für die Dauer des aktiven Abonnements, danach 90 Tage, dann Löschung.
• Nutzungs- und App-Daten: Nach Kontolöschung anonymisiert; anonymisierte Daten fallen nicht unter das DSG.
• Support-Korrespondenz: 2 Jahre nach dem letzten Kontakt.

Nach Kündigung eines Kundenkontos erhalten Administratoren eine automatische Benachrichtigung mit dem genauen Datum der Datenlöschung. Wir empfehlen, alle relevanten Daten vor Ablauf der 90-Tage-Frist zu exportieren.

Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten

Betroffene Personen, deren Personendaten wir bearbeiten, verfügen über die Rechte gemäss schweizerischem Datenschutzrecht. Dazu zählen das Recht auf Auskunft sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung der bearbeiteten Personendaten.

Betroffene Personen verfügen über ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Für Personendaten, welche von unseren Kunden im Rahmen unserer Dienstleistungen bearbeitet werden, nehmen wir die Rolle des Auftragsverarbeiters ein. Anfragen zu diesen Daten sind direkt an den jeweiligen Arbeitgeber (Verantwortlichen) zu stellen.

Datenschutzverletzungen

Im Falle einer Datenschutzverletzung, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffenen Personen führt, melden wir diese unverzüglich dem EDÖB und informieren die betroffenen Kunden sowie, soweit möglich, die betroffenen Personen. Als Auftragsverarbeiter informieren wir unsere Kunden (Verantwortliche) unverzüglich über Sicherheitsvorfälle, damit diese ihrerseits ihren gesetzlichen Meldepflichten nachkommen können.

Datenweitergabe an Behörden

Troop gibt Personendaten nur dann an Behörden weiter, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder durch eine rechtskräftige behördliche Anordnung verlangt wird. Soweit gesetzlich zulässig, werden betroffene Kunden über solche Anfragen informiert.

Wie wir Ihre Daten schützen

Alle Daten werden über SSL/TLS verschlüsselt zwischen unseren Servern und Ihrem Browser bzw. Ihrer App übertragen. Zeiterfassungs- und Spesendaten werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.

Unsere Infrastruktur wird ausschliesslich in der Schweiz betrieben und von uns selbst verwaltet. Der Zugriff auf Produktionssysteme ist auf autorisierte Personen beschränkt.

Der Zugriff auf unser Online-Angebot unterliegt – wie grundsätzlich jede Internet-Nutzung – der anlasslosen Massenüberwachung sowie sonstiger Überwachung durch Sicherheitsbehörden in der Schweiz, der Europäischen Union und anderen Staaten. Wir können keinen direkten Einfluss auf die entsprechende Bearbeitung von Personendaten durch Behörden nehmen.

Wo wir Ihre Daten speichern

Daten werden ausschliesslich in Rechenzentren in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. Es findet keine Übermittlung in Drittstaaten ausserhalb der Schweiz statt, mit Ausnahme der unter «Drittanbieter» genannten Dienste (Stripe, Brevo), welche ihrerseits eigene Datenschutzmassnahmen vorsehen.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen und ergänzen. Wir informieren über Änderungen durch Veröffentlichung der jeweils aktuellen Version auf unserer Website. Bei wesentlichen Änderungen werden aktive Kunden zusätzlich per E-Mail informiert.

Kontakt

Verantwortliche Person:

Wenn Sie Fragen zum Thema Datenschutz haben oder das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung Ihrer Daten geltend machen möchten, kontaktieren Sie uns unter info@troop.app.